Когда таблицы есть, но бардак — тоже

Скачали шаблон «учёта продаж»? Отлично.
Заполнили пару ячеек, что-то подкрутили, пару строк удалили — и вроде работает.

Но через пару недель:

• формулы сбились,
• данные не сходятся,
• менеджеры всё делают по-своему,
• и снова в чатах звучит: «а где актуальная версия?»

📉 Проблема в том, что шаблон — это не система.
И сегодня разберём, в чём разница и как построить учёт, который работает, а не разваливается.

В чём ошибка: переоценка шаблонов
Готовый шаблон — как рецепт из интернета.
Он может быть красивым, но:

• не учитывает особенности вашего бизнеса,
• не масштабируется под команду,
• не связан с другими процессами,
• не объясняет, что и почему нужно заполнять.

📌 Итог: данные теряются, отчёты врут, контроль отсутствует.

Шаблон ≠ система. Вот 5 ключевых отличий

Как построить систему учёта на Google
Таблицах

🔹 Шаг 1. Начните с карты процессов
Что вы хотите учитывать?
Продажи, склад, финансы, заявки, проекты?
Постройте блок-схему:
откуда приходят данные → где обрабатываются → что нужно на выходе.

🔹 Шаг 2. Определите участников и роли

• Кто заполняет?
• Кто просматривает?
• Кто принимает решения на основе данных?

Настройте разграничение доступа. Не все должны видеть всё.

🔹 Шаг 3. Постройте архитектуру таблиц
Разбейте учёт на отдельные модули:

• 📥 Ввод данных: заявки, формы, CRM
• 🧮 Обработка: сводки, расчёты
• 📊 Аналитика: отчёты, дашборды

📍 Используйте IMPORTRANGE, QUERY, FILTER, чтобы связать модули.

🔹 Шаг 4. Добавьте визуализацию
Сделайте дашборд — минимум слов, максимум ясности:

• продажи по неделям,
• воронка по статусам,
• задолженность,
• доход по менеджерам.

📍 Фишка: условное форматирование помогает «читать» таблицу с первого взгляда.

🔹 Шаг 5. Обучите команду
Даже лучшая система не работает, если её никто не понимает.

• Запишите короткое видео «как пользоваться»,
• Создайте отдельный лист с инструкциями,
• Назначьте ответственного за контроль данных.

Пример из практики
👉 Агентство недвижимости использовало шаблон Excel с ручным учётом сделок.
После перехода на систему в Google Таблицах:

• заявки автоматически попадали в таблицу из форм,
• статусы обновлялись выпадающими списками,
• дашборд показывал, на каком этапе каждая сделка.

Результат:

• 📈 на 40% меньше ошибок,
• ⏱ экономия 8 часов в неделю на ручном учёте,
• 😌 больше доверия со стороны руководства.

Шаблон — это отправная точка. Система — это результат
Если вы хотите:

• контроль,
• эффективность,
• автоматизацию —

одного шаблона мало.

📌 Нужна система, выстроенная под ваш бизнес, команду и цели.

📢 Хотите превратить шаблон в систему?
В FormulaLab мы:

• Проектируем систему учёта в Google Таблицах с нуля,
• Настраиваем автоматизацию, дашборды и доступы,
• Помогаем команде внедрить её в ежедневную работу.

📩 Оставьте заявку на диагностику → https://t.me/formula_lab_pro
🌐 Или узнайте подробности на сайте → https://formula-lab.ru

А вы работаете по шаблону или уже построили систему?